Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Частное торговое унитарное предприятие «Технокласс» (УНП 191277225; далее — Оператор) обрабатывает персональные данные в соответствии с Законом Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон) и иными применимыми актами законодательства Республики Беларусь.

1.2. Место нахождения и адрес для письменных заявлений: Республика Беларусь, 220062, г. Минск, ул. Тимирязева, д. 121, корп. 4, пом. 11 (ком. 306). Электронная почта по вопросам обработки персональных данных: office@technoklass.by. Сайт: https://asko.by (далее — Сайт).

1.3. Политика распространяется на обработку Оператором персональных данных посетителей Сайта ASKO.by, покупателей и получателей товаров, лиц, обращающихся за консультацией, заявителей, соискателей, физических лиц — контрагентов, индивидуальных предпринимателей и представителей контрагентов при взаимодействии, связанном с деятельностью Сайта, продажей и обслуживанием товаров ASKO. Политика охватывает также соответствующие обращения по телефону, электронной почте, через мессенджеры, торговые площадки и в торговых объектах Оператора. Обработка данных работников и бывших работников, а также видеонаблюдение регулируются отдельными документами Оператора.

1.4. Персональные данные — информация об идентифицированном физическом лице или лице, которое может быть идентифицировано. Оператор обрабатывает данные автоматизированными и неавтоматизированными способами: собирает, систематизирует, хранит, изменяет, использует, предоставляет, блокирует, обезличивает и удаляет их в пределах конкретной цели.

1.5. Данные обрабатываются в необходимом объеме и на законном основании. Посещение сайта, ознакомление с Политикой и оформление заказа сами по себе не означают согласия на рекламу, необязательные cookie или другие самостоятельные цели обработки.

2. Цели обработки персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется в целях, в отношении категорий субъектов, в составе, на правовых основаниях и в течение сроков, установленных настоящим разделом. Персональные данные, содержащиеся в договорных, бухгалтерских, гарантийных и иных документах, подлежащих обязательному хранению, сохраняются в течение срока хранения соответствующего документа. Указанный срок не распространяется на иные сведения клиентской базы при отсутствии самостоятельного правового основания их хранения.

3. Источники получения персональных данных и порядок их обработки и предоставления

3.1. Данные поступают от самого субъекта, его надлежаще уполномоченного представителя, контрагентов в пределах законных полномочий, через формы и чат сайта, телефон, электронную почту, торговые объекты и используемые каналы переписки. При получении сведений о другом получателе товара Оператор обрабатывает их только при наличии самостоятельного основания. Покупатель не вправе давать согласие за иное лицо без соответствующих полномочий.

3.2. Заявки через «Каталог Onliner» поступают в кабинет продавца на платформе, на электронную почту Оператора и в CRM. Оператор использует сведения о заказчике, контактные данные, состав заказа, условия доставки и относящиеся к заказу сообщения для рассмотрения заявки и исполнения заказа. В пределах договора с платформой могут передаваться необходимые сведения о статусе и исполнении заказа. Получение заявки через Onliner не означает согласия покупателя на рекламную рассылку.

3.3. Для регистрации обращений и исполнения заказов используются коробочная CRM Bitrix24 и система учёта «МойСклад». Хостинг сайта, электронная почта и коробочная Bitrix24 размещаются на собственной инфраструктуре Оператора; техническое администрирование выполняется внутри организации. Использование программного продукта не означает автоматического предоставления его разработчику доступа ко всем данным. Предоставление доступа поставщику услуги допускается только в пределах фактически оказываемой услуги и на законном основании.

3.4. Для переписки используются Telegram и WhatsApp через обычные пользовательские аккаунты, Instagram и чат Bitrix24 на сайте. Instagram не синхронизируется с Bitrix24. Данные из сообщений могут переноситься работником в CRM или систему учёта в объёме, необходимом для обработки обращения и исполнения заказа. Переписка подчиняется срокам соответствующей цели по разделу 2 независимо от наличия в сервисе автоматической функции удаления.

3.5. При обращении в торговом объекте сотрудник получает необходимые сведения, оформляет документы и вносит данные в рабочую систему. При покупке с немедленной выдачей без доставки адрес доставки не собирается. Создание личного кабинета и подписка на рекламу не являются обязательными условиями покупки. Сведения о юридическом лице как об организации сами по себе не являются персональными данными; сведения о его руководителях, подписантах и контактных работниках обрабатываются по пункту 2.9.

3.6. Получатели данных и цели предоставления приведены в приложении 1. Данные передаются только лицу, фактически участвующему в выбранной услуге, и только в необходимом объёме. Подключение нового получателя не допускает использования данных для несовместимых целей. Если передача требует согласия, оно получается до передачи.

3.7. При поручении обработки уполномоченному лицу договор определяет цели, действия с данными, обязанность соблюдать конфиденциальность и меры защиты в соответствии со статьёй 7 Закона. Оператор несёт перед субъектом ответственность за действия уполномоченного лица в пределах, установленных Законом. Наименование, место нахождения и другие необходимые сведения об уполномоченном лице сообщаются до получения согласия, если обработка основана на согласии, а также при реализации права на получение информации.

3.8. Банки, иные организации финансирования и платёжные организации в пределах собственных предусмотренных законом функций самостоятельно определяют условия обработки данных. Предоставление заявки осуществляется выбранной покупателем финансовой организации в объёме, необходимом для соответствующего финансового продукта. Передача заявки иным финансовым организациям допускается только при наличии самостоятельного правового основания.

3.9. Сервисные сообщения о подтверждении, оплате, готовности или доставке заказа направляются в рамках его исполнения и не должны включать самостоятельную рекламу без согласия на неё. Для рекламных сообщений действуют пункт 2.7 и порядок отказа, установленный пунктом 6.2.

4. Трансграничная передача персональных данных

4.1. При использовании Telegram, WhatsApp, Instagram, Google и Яндекс, а также иных иностранных услуг может осуществляться трансграничная передача персональных данных, включая доступ к ним из-за пределов Республики Беларусь. Использование названных сервисов не означает разрешения на любые передачи или дальнейшую обработку без ограничения целей.

4.2. До передачи Оператор определяет получателя, государство передачи и применимое правовое основание по статье 9 Закона. Передача в государство, в котором не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, допускается только в случаях, предусмотренных законодательством. Если основанием выступает согласие, субъект до его получения информируется о государстве передачи и рисках, связанных с отсутствием надлежащего уровня защиты, и отдельно выражает согласие.

4.3. Сведения о конкретном получателе, его месте нахождения, целях, составе данных, государстве и сроке обработки предоставляются в информации к соответствующему согласию. Для аналитических и рекламных технологий сайта эти сведения раскрываются также в Политике обработки файлов cookie. Адрес регистрации поставщика сервиса сам по себе не определяет все государства, в которых возможны обработка или доступ к данным.

4.4. Добровольное обращение через иностранный мессенджер или социальную сеть не заменяет правового основания трансграничной передачи. При отсутствии необходимого основания обмен персональными данными через такой канал не допускается. Для обращения к Оператору доступны телефон, электронная почта, личное и письменное обращение.

4.5. Передача контактных данных или списков покупателей в рекламные кабинеты для формирования аудиторий допускается только на самостоятельном законном основании после информирования субъектов. Согласие на покупку, обычную консультацию или получение СМС не распространяется автоматически на такую передачу. Для Google и Яндекс используются условия конкретного сервиса и соответствующего аккаунта.

5. Порядок получения согласия и условия хранения персональных данных

5.1. Когда закон требует согласия, Оператор до его получения предоставляет сведения об обработке и отдельно разъясняет права, способ их реализации и последствия согласия или отказа. Согласие фиксируется способом, позволяющим подтвердить его получение; молчание и заранее отмеченные поля не считаются согласием.

5.2. Согласие может быть отозвано. Отзыв прекращает обработку на соответствующем основании, но не отменяет хранение документов, обязательное в силу закона или необходимое на другом применимом основании. Отказ от рекламных сообщений не ограничивает право на покупку и обслуживание.

5.3. По окончании цели и обязательных сроков данные удаляются либо обезличиваются на самостоятельном законном основании. Это относится также к подконтрольным Оператору копиям, выгрузкам и записям в рабочих системах. Резервные копии не используются как самостоятельное основание бессрочного хранения; при восстановлении ранее установленные ограничения на обработку соблюдаются повторно.

5.4. Согласия и подтверждения их получения хранятся отдельно от данных, используемых для текущей рекламной обработки, в течение обязательного срока, установленного законодательством об архивном деле. Согласия на обработку персональных данных хранятся 5 лет после окончания срока, на который они даны, с применением установленных правил исчисления архивных сроков.

5.5. Для обязательного хранения документов применяются Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Перечень типовых документов, утверждённый постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140, и применимые специальные перечни документов для организаций торговли в действующих редакциях. Срок устанавливается по виду документа и предусмотренному для него событию начала отсчёта. Если законодательством не предусмотрено иное, архивный срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения дела делопроизводством. Наличие спора, проверки или незавершённого исполнения учитывается в случаях, предусмотренных законодательством.

5.6. Для предоставления консультации, не завершившейся заключением договора установлен срок 3 месяца после её завершения; для рекламной обработки — 5 лет со дня согласия, для неактивного личного кабинета — не более 3 лет после последней активности. Досрочное прекращение обработки осуществляется в случаях, предусмотренных Законом. Новое обращение не продлевает автоматически хранение всей прежней переписки. Документы по заказу, претензии или делу выделяются для соответствующей цели; оставшиеся сообщения удаляются по сроку консультации.

5.7. Правила хранения распространяются на CRM, систему учёта, электронную почту, мессенджеры, чат сайта, локальные выгрузки и другие подконтрольные Оператору копии. Использование обычного пользовательского аккаунта для рабочих сообщений не допускает личного использования клиентских контактов работником или сохранения доступа после прекращения его полномочий.

5.8. Архивное хранение документа не является самостоятельным правовым основанием использования содержащихся в нём персональных данных для новых рекламных рассылок, подбора персонала или иных самостоятельных целей. Срок исковой давности и срок предъявления исполнительного документа не подменяют обязательный архивный срок хранения.

6. Права субъектов персональных данных и порядок их реализации

6.1. Субъект вправе отозвать согласие, получить сведения об обработке и предоставлении данных третьим лицам, потребовать исправления неточных данных, прекращения обработки и/или удаления данных в случаях, предусмотренных Законом, и обжаловать неправомерные действия Оператора.

6.2. Для реализации прав по статьям 10–13 Закона заявление подаётся письменно по адресу из пункта 1.2 либо в форме электронного документа с электронной цифровой подписью на office@technoklass.by. Отзыв согласия допускается также в форме, в которой оно было получено. Отказ от получения рекламы осуществляется путём направления сообщения на office@technoklass.by либо использования предусмотренного в рекламном сообщении механизма отказа; распространение рекламы после получения отказа прекращается незамедлительно.

6.3. Заявление, подаваемое в порядке статьи 14 Закона, содержит: фамилию, собственное имя, отчество (если имеется), адрес места жительства (пребывания), дату рождения, суть требования и личную подпись либо ЭЦП. Идентификационный номер, а при его отсутствии номер удостоверяющего личность документа, указывается в случаях, предусмотренных статьёй 14 Закона, в том числе когда эти сведения были сообщены при даче согласия или обработка ведётся без согласия. Представление копии документа, удостоверяющего личность, не является обязательным условием рассмотрения каждого заявления.

6.4. Запросы о предоставлении разъяснений направляются по адресу электронной почты office@technoklass.by. Жалоба на нарушения может быть подана в Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь: https://cpd.by. Принятое Национальным центром защиты персональных данных решение может быть обжаловано в суд в порядке, установленном законодательством.

6.5. Сведения об обработке включают наименование и место нахождения Оператора, подтверждение обработки данных, персональные данные субъекта и источник их получения, основания и цели обработки, срок согласия, сведения об уполномоченном лице и иную предусмотренную законодательством информацию. Для изменения неточных, неполных или устаревших данных предоставляются подтверждающие документы либо их надлежаще заверенные копии в установленных Законом случаях.

6.6. Прекращение обработки и удаление осуществляются при наличии предусмотренных Законом оснований. Если обработка законно продолжается независимо от согласия, Оператор в установленный срок сообщает причины отказа в удовлетворении требования. При отсутствии технической возможности удаления принимаются меры по недопущению дальнейшей обработки, включая блокирование, с уведомлением субъекта в установленный срок. Резервное копирование не продлевает сроки исполнения требований субъекта.

6.7. Ответ направляется в форме, соответствующей форме заявления, если в заявлении не указано иное. Номер контактного телефона может предоставляться заявителем дополнительно, но не является обязательным реквизитом заявления по статье 14 Закона. Для отказа от рекламы достаточно сведений, позволяющих определить адресата и канал рассылки.

7. Меры защиты персональных данных и заключительные положения

7.1. К обработке допускаются работники, которым данные необходимы для исполнения должностных обязанностей. Объём доступа должен соответствовать их задачам. Оператор обязан принимать организационные и технические меры защиты, обеспечивать конфиденциальность, внутренний контроль и обучение работников, непосредственно осуществляющих обработку. Передача рабочих данных через личные аккаунты и устройства не освобождает от этих требований.

7.2. Оператор принимает меры для предотвращения неправомерного доступа, изменения, утраты, раскрытия и иных неправомерных действий с данными. Состав мер определяется законодательством и характером обработки. Порядок предоставления и прекращения доступа, удаления данных и реагирования на нарушения закрепляется внутренними документами.

7.3. Национальный центр защиты персональных данных уведомляется о нарушениях систем защиты персональных данных незамедлительно, но не позднее трёх рабочих дней после выявления нарушения, кроме предусмотренных законодательством исключений.

7.4. Политика и приложение к ней размещаются на сайте https://asko.by и предоставляются для ознакомления в торговых объектах. Политика применяется со дня её утверждения Оператором и размещения на сайте. Запросы по вопросам обработки персональных данных направляются по адресу электронной почты office@technoklass.by.

7.5. Оператор вносит изменения в Политику при изменении целей, процессов обработки или законодательства. Новая редакция публикуется с указанием даты. Публикация изменений не заменяет согласия на новые цели обработки и не лишает субъекта предусмотренных Законом прав.